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STATUTS et RÉGLEMENTS - mise à jour le 25 mars 2009



Section 1 - DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES ET DÉCLARATOIRES

DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES ET DÉCLARATOIRES


1.1DÉFINITIONS


Dans les présents règlements, les expressions et mots suivants signifient :


1.1.1Chambre : La Chambre de commerce de Mont-Laurier.


1.1.2Bureau : Le bureau de la Chambre de commerce de Mont-Laurier, tel que défini à l’article 4.1.


1.1.3Conseil : Le conseil d’administration de la Chambre de commerce de Mont-Laurier.


1.1.4Membre : Société, compagnie, organisme, entreprise, faisant partie de la Chambre à ce titre.


1.1.5Représentant : Personne physique déléguée par un membre.


1.1.6Catégorie : Individu, organisme, professionnel, corporatif et honoraire.




1.2BUTS


Les buts principaux de la Chambre sont les suivants :


1.2.1Favoriser le progrès par l’entremise d’un régime économique, politique et social fondé sur la liberté individuelle, l’entreprise privée, la libre concurrence et le sens des responsabilités ;


1.2.2Promouvoir l’essor de l’industrie et du commerce ;


1.2.3Soumettre aux autorités compétentes des propositions visant à atteindre les buts énoncés plus haut ;


1.2.4Promouvoir le développement des membres ainsi que l’unité et l’harmonie dans leurs actions d’intérêt commun ;


1.2.5Appuyer les membres dans leurs démarches d’intérêt commun.




1.3PRINCIPES


1.3.1La liberté est essentielle au plein épanouissement de l’homme et au progrès de la collectivité ;


1.3.2La liberté impose à l’homme des responsabilités auxquelles il ne saurait se soustraire sans la perdre ou la diminuer ;


1.3.3L’état doit protéger les libertés des particuliers et de l’entreprise privée. Il a le devoir d’intervenir lorsque cette dernière ne peut suffire à la tâche de servir le bien commun ; dans ce cas, son rôle est supplétif ;

Section 2 - MEMBRES

MEMBRES


2.1Catégories


La Chambre comprend plusieurs catégories de membres ;


2.2Admission


Le conseil accepte les nouveaux membres sur recommandation du comité de recrutement.


2.3Démission


Tout membre peut démissionner en donnant avis à cet effet au conseil et en payant toute dette exigible.


2.4Destitution


Le conseil peut, après avoir pris connaissance de ces représentations, destituer tout membre qui contrevient aux règlements de la Chambre ou dont la conduite est préjudiciable à la Chambre.

Section 3 - CONSEIL D’ADMINISTRATION

CONSEIL D’ADMINISTRATION


3.1Membres


Le conseil est formé de onze (11) membres.


3.1.1Abrogé


3.1.2Le président du conseil d’administration est désigné par le conseil et devient, dès sa nomination, président d’office de la Chambre.




3.2Pouvoirs


3.2.1Le conseil possède tous les pouvoirs requis pour atteindre les buts de la Chambre conformément aux statuts et règlements ou aux résolutions adoptées par l’assemblée générale.


3.2.2Sans restreindre la généralité de ce qui précède, le conseil peut créer des fonctions administratives et y attribuer des responsabilités.


3.2.3Les membres du bureau et les administrateurs agissent bénévolement.




3.3Durée du mandat


La durée du mandat devra être de 2 ans minimum. 50% maximum des postes à renouveler chaque année, exception fait lors de démission sur recommandation du comité de mise en nomination.




3.4Assemblées du conseil


3.4.1Convocation


Les assemblées du conseil sont convoquées par le secrétaire ou son délégué à la demande du président ou de quatre membres du conseil. Avis téléphonique 48 heures à l’avance.


3.4.2Ordre du jour


L’ordre du jour des assemblées régulières est arrêté par le bureau et approuvé au début de l’assemblée.


3.4.3Quorum


Le quorum du conseil est de cinq (5) membres.


3.4.4Communication entre administrateurs


Un administrateur peut, avec le consentement de tous les autres administrateurs de la Chambre que ce consentement soit donné avant, pendant ou après la réunion, de manière expresse pour une réunion ou de manière générale pour toute réunion ultérieure, participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de tout moyen technique, dont le téléphone. Lui permettant de communiquer verbalement et simultanément avec les autres administrateurs ou personnes participant à la réunion. Cet administrateur est, en pareil cas, réputé assister à la réunion.


3.4.5Résolutions tenant lieu d’assemblée


Les résolutions écrites, signées par tous les administrateurs habiles à voter sur ces dernières lors des réunions du conseil d’administration, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions. Un exemplaire de ces résolutions, une fois adoptées, doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil d’administration.




3.5Destitution


Tout membre du conseil qui s’absente de deux assemblées régulières consécutives du conseil, sauf absence motivée, pourra être destitué par le conseil.




3.6Déchéance


Tout membre du conseil élu officiellement a une élection fédérale, provinciale, et municipal est déchu de sa fonction.




3.7Vacances


3.7.1Les vacances au sein du bureau sont remplies par le conseil.


3.7.2Les vacances au sein du conseil d’administration sont comblées sur recommandation du comité de mise en nomination.

Section 4 - BUREAU

BUREAU


4.1Membres


Le bureau se compose du président de la Chambre de commerce, d’un 1er vice-président, d’un 2e vice-président, du secrétaire, du trésorier, du président ex-officier et d’un coordonnateur ou d'un directeur général.


4.2Pouvoirs


Le bureau à la responsabilité de l’administration courante de la Chambre. Il peut décider de toute autre question dont il fait rapport au conseil.


4.3Devoirs


Les membres du bureau ont les responsabilités généralement inhérentes à leur charge et entre autres :


4.3.1Le président de la Chambre :


  1. Il est le principal représentant de la Chambre et de Rues Principales Mont-Laurier et ce, conformément au protocole de regroupement accepté par les deux (2) organismes;
  2. Il préside les assemblées du bureau, du conseil et les assemblées générales et ne vote qu’au cas d’égalité des voix ;
  3. Il voit à la conduite active et à la bonne marche des affaires de la Chambre et à ce que les décisions de l’assemblée générale, du conseil et du bureau soient exécutées ;
  4. Il fait rapport à l’assemblée générale annuelle des activités et projets de la Chambre et y soumet les états financiers ;
  5. Il peut de temps à autre désigner un membre du bureau pour le remplacer aux fins ci-haut décrites ;
  6. Il doit s’abstenir de prendre une part active à toute campagne électorale ou politique tant fédérale que provincial, municipale et scolaire.

4.3.2Le 1er vice-président


Le 1er vice-président assume à la demande ou absence du président, la responsabilité des principaux secteurs d’activités de la Chambre.


4.3.3Le 2e vice-président


En l’absence du 1er vice-président, le 2e vice-président assume la responsabilité des principaux secteurs d’activités de la Chambre.


4.3.4Le secrétaire


Le secrétaire ou son délégué convoque les assemblées, dresse les procès-verbaux et atteste les documents lorsqu’il y a lieu.


4.3.5Le trésorier


Le trésorier prépare le budget de la Chambre, le présente au bureau et au conseil d’administration. Il soumet les états financiers de la Chambre au bureau et au conseil.


4.3.6Le président ex-officio


Le président ex-officio apporte un soutient technique au nouveau président et assure le suivi de certains dossiers.


4.4Assemblées


4.4.1Le bureau doit tenir au moins une assemblée régulière par mois, sauf durant la période estivale, aux endroits et dates déterminées par le bureau. Les assemblées du conseil étant considérées à ce titre.


4.4.2Convocation


Les assemblées régulières du bureau sont convoquées par le président ou le secrétaire.


4.4.3Ordre du jour


L’ordre du jour de l’assemblée est fixé par celui ou ceux qui la convoquent. cet ordre du jour doit accompagner l'avis de convocation.


4.4.4Quorum


Le quorum du bureau est de sept (7) membres.


4.5Déchéance


Tout membre du bureau élu officiellement à un poste fédéral, provincial ou municipal local, est déchu de sa fonction.

Section 5 - ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

ASSEMBLÉES GÉNÉRALES


5.1Assemblée générale annuelle


L’assemblée générale annuelle a lieu à un endroit et à une date que choisit le conseil. L’avis de convocation de cette assemblée est expédié à tous les membres ou publiée au moins 30 jours à l’avance, dans au moins 1 journal local.


5.1.1Trois (3) assemblées générales annuelles peuvent être tenues à un endroit et à une date que choisit le conseil. L’avis de convocation de ces assemblées sont expédié à tous les membres ou publiées au moins 30 jours à l’avance, dans au moins 1 journal local.


5.2Assemblée générale spéciale


Les assemblées générales spéciales sont convoquées à la demande du bureau ou des deux tiers du conseil ou de dix membres. Un avis de telles assemblées doit être expédié à tous les membres au moins huit (8) jours à l’avance et contenir un exposé complet du ou des sujet (s) de l’ordre du jour.


5.3Ordre du jour


L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale spéciale est fixé dans les deux premiers cas, par le conseil et dans le troisième cas, par ceux qui la convoquent. Cet ordre du jour doit accompagner l’avis de convocation. Seul le ou les sujets inscrits à l’ordre du jour peuvent être pris en considération par l’assemblée.


5.4Quorum


Le quorum des assemblées générales est le nombre de membres présents la journée même.


5.5Droit de vote


5.5.1Tous les membres ont droit de vote.


5.5.2Le vote est exercé par le représentant d’un membre ou par son mandataire dûment autorisé au terme d’une procuration.


5.5.3Chaque membre en règle ou son représentant a droit à un vote. en conséquence, un représentant ne peut représenter qu’un seul membre.


5.6Droit de parole


Tous les membres en règle peuvent participer aux délibérations d’une assemblée générale.


5.7Résolution


Toute résolution ou motion devra être adoptée à la majorité simple des membres présents.

Section 6 - COMITÉS

6.1Comités


Le conseil désigne les comités. Tous membres ont droit de parole et de séances de comités. Les comités font rapport au conseil d’administration.


6.2Tous les membres doivent suivre et appliquer les règles du fonctionnement à l’article 3 du code d’étique


6.3Toutes dépenses doivent être détaillées et approuvées au préalablement par le bureau de direction.

Section 7 - ÉLECTIONS DES ADMINISTRATEURS

7.1Élections des administrateurs


Formation du comité de mises en nomination :


Quatre-vingt-dix (90) jours avant la date de l’assemblée générale annuelle, le conseil forme le comité de mises en nomination.


7.2Composition


Le comité de mise en nomination est composé du président et deux membres qualifiés nommés par le conseil d’administration.


7.3Mandat


Le comité choisira dans la liste des membres de la Chambre, des personnes qui auront été vues au préalable par au moins un membre du dit comité et qui consentiront par écrit à poser leur candidature.


7.4Rapport


Le comité de mise en nomination fera rapport à l’assemblée du conseil qui précède l’assemblée générale annuelle des membres. Cette assemblée du conseil peut être spéciale.


7.5Publication


La liste des candidatures doit être expédiée à tous les membres de la Chambre trente (30) jours avant la date de l’assemblée générale annuelle.


7.6Autres candidatures


D’autres candidatures peuvent être ajoutées à cette liste par les membres de la Chambre. Chaque candidature doit être appuyée par quatre (4) membres le tout signé, expédié et retourné au comité de mise en nomination de la Chambre de commerce dix (10) jours avant l’assemblée générale.


7.7Vote



7.7.1Le vote a lieu lors de l’assemblée générale annuelle.


7.7.2L’assemblée générale annuelle nommera un président et un secrétaire d’élection. Ceux-ci pourront s’adjoindre des scrutateurs.


7.7.3Le président d’élection présente la liste par ordre alphabétique des candidats mis en nomination.


7.7.4Un bulletin de vote sera remis à chacun des membres présents. Le bulletin doit indiquer le nombre de postes à combler. Le membre peut à son choix voter pour un ou plusieurs candidats tout en ne dépassant pas le nombre des postes à combler.


7.7.5Les candidats indiqués sur les bulletins et ayant obtenus le plus grand nombre de vote et ayant acceptés la charge d’administration, sont élus.


7.7.6Si un (1) ou des administrateurs élus refusent d’accepter la fonction, le conseil, à sa première réunion, comblera la ou les vacance (s).


7.7.7En cas d’égalité des voix entre deux (2) ou plusieurs candidats ayant eu le moins de vote, les membres du comité d’élection font le choix par tirage au sort pour le dernier poste à combler.


7.7.8Lors de la première assemblée qui suit l’assemblée générale annuelle, le Conseil procède la l’élection des membres du bureau.

Section 8 - COMITÉS

COMITÉS


8.1Formations et mandats


Le conseil forme les comités des fins spécifiques soit :


  • de ses propres initiatives
  • à la demande de l’assemblée générale

Section 9 - TRIBUNAL D’ARBITRAGE

TRIBUNAL D’ARBITRAGE


9.1Formation et mandat


Le conseil d’administration pourra former un conseil d’arbitrage habilité à juger et régler tout cas ou différent commercial qui lui est volontairement soumis par les parties intéressées.

Section 10 - FINANCES

FINANCES


10.1Année financière


L’année financière de la Chambre se termine le 31 décembre de chaque année.


10.2Budget


Le conseil adopte le budget de la Chambre.


10.3Cotisations


La cotisation annuelle des membres est révisée et fixée de temps à autre par le conseil d’administration et approuvée par l’assemblée générale.


10.4Emprunts


Le conseil peut effectuer les emprunts nécessaires au bon fonctionnement de la Chambre.


10.5Banque et placements


Le conseil choisit la ou les institution (s) financière (s) où seront déposés les fonds de la Chambre et effectués les placements de fonds disponibles.


10.6Signataires


Le conseil désigne la ou les personne (s) signataire (s) des chèques, contrats, effets commerciaux et autres documents.


10.7Experts-comptables


Les experts-comptables de la Chambre sont nommés lors de l’assemblée générale annuelle et leurs honoraires acceptés par le conseil.

Section 11 - DISPOSITIONS DIVERSES

DISPOSITIONS DIVERSES


11.1Consultation auprès des membres


11.1.1Lorsqu’il s’agit d’une question importante, le conseil peut la soumettre à la décision des membres qualifiés par voie de référendum postal. La durée du scrutin ne devra pas excéder soixante (60) jours ni être inférieur à vingt (20) jours. Au moins cinquante (50) réponses sont requises pour que ce référendum soit valide.


11.1.2La Chambre peut mener des enquêtes auprès des membres sur des sujets pertinents à sa mission. Le conseil pourra considérer comme adoptée une politique qui aura obtenu les deux-tiers des suffrages provenant d’au moins vingt pour cent (20%) des membres.


11.2Amendement


Les présents règlements peuvent être modifiés à toute assemblée générale pourvu que le texte de l’amendement ou des amendements ait été communiqué aux membres qualifiés au moins trente (30) jours à l’avance et sont disponibles pour consultation à la Chambre de commerce.


11.3Abrogation


Tous les statuts et règlements antérieurs sont abrogés.


11.4Interprétation


Chaque fois que le contexte l’exige tout mot écrit au masculin comprend le féminin et tout mot écrit au singulier comprend le pluriel et vice versa.


11.5Entrée en vigueur


Les présents statuts et règlements entreront en vigueur lors de leur adoption à une assemblée générale.